Dofinansowanie szkoleń z KFS
krok po kroku

Jak zdobyć dofinansowanie szkolenia z Krajowego Funduszu Szkoleniowego - nowe zasady od 2026 roku.

Zanim zaczniesz: KFS to nie to samo co PSF/BUR

Jeśli szukałeś już informacji o dofinansowaniu szkoleń, mogłeś trafić na inny nasz artykuł - Dofinansowanie usług z BUR i PSF krok po kroku. To dwa różne systemy, z różnymi zasadami, różnymi instytucjami i różnym procesem. Poniżej przedstawiamy najważniejsze różnice.

Ważne od 1.01.2026: obowiązek wpisu instytucji szkoleniowej do BUR dotyczy teraz obu systemów. Nasza firma jest wpisana do BUR. 

Kto może skorzystać?

(stan od 01.01.2026)

• Pracodawcy zatrudniający co najmniej jednego pracownika na umowę o pracę - tak jak dotychczas.
• Nowość od 1.01.2026: osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą oraz osoby świadczące pracę na podstawie umów cywilnoprawnych - wcześniej formalnie poza zasięgiem KFS.

Warunki wstępne, które trzeba spełnić w dniu złożenia wniosku:

• opłacanie składek na Fundusz Pracy przez co najmniej 6 miesięcy bezpośrednio poprzedzających dzień złożenia wniosku - albo ustawowe zwolnienie z ich opłacania,
• brak zaległości wobec ZUS i Urzędu Skarbowego,
• brak rażącego naruszenia wcześniejszej umowy o środki KFS w ciągu ostatnich 3 lat,
• niewykorzystany limit pomocy de minimis - 300 000 EUR na jedno przedsiębiorstwo w okresie trzech lat liczonym w sposób ciągły, czyli 36 miesięcy wstecz od dnia przyznania nowej pomocy (rozporządzenie Komisji (UE) 2023/2831). Limit obejmuje też podmioty powiązane; dostępną pulę sprawdzisz w bazie SUDOP.

Priorytety wydatkowania 2026,

w które Twoje szkolenie musi się wpisywać

Wniosek KFS to nie "chcę szkolenie, bo warto się rozwijać" - musi trafiać w konkretny, oficjalnie ogłoszony priorytet. Na 2026 rok Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej ogłosiło 4 priorytety ogólnopolskie (pełna treść: psz.praca.gov.pl/kfs-2026):

1. Poprawa zarządzania i komunikacji w firmie - w oparciu o przeciwdziałanie dyskryminacji i mobbingowi, rozwój dialogu społecznego, partycypację pracowniczą i integrację w miejscu pracy.
2. Wsparcie rozwoju umiejętności i kwalifikacji w zawodach deficytowych na danym terenie (powiat lub województwo).
3. Wsparcie kształcenia ustawicznego związanego z nowymi procesami, technologiami i narzędziami pracy - ze szczególnym naciskiem na kompetencje cyfrowe, AI oraz umiejętności "zielone", zwłaszcza gdy ich brak grozi utratą pracy.
4. Wsparcie umiejętności i kwalifikacji w sektorze usług zdrowotnych i opiekuńczych, a także w spółdzielniach socjalnych i przedsiębiorstwach społecznych.

Do tego dochodzą priorytety lokalne: samorząd województwa może dodać do 3 własnych priorytetów wojewódzkich, a Twój PUP - jeden dodatkowy priorytet powiatowy. Te lokalne priorytety trzeba sprawdzić bezpośrednio na stronie właściwego WUP/PUP - nie są jednolite dla całego kraju.

Praktyczna wskazówka: szkolenia z komunikacji, zarządzania zespołem, MTQ/odporności psychicznej czy AI w biznesie naturalnie wpisują się w priorytety 1 i 3. To nie znaczy, że wniosek napisze się sam - trzeba jasno wykazać związek między konkretnym szkoleniem a konkretnym priorytetem.

Limity kwotowe

• Limit na jednego uczestnika kształcenia: maksymalnie 200% przeciętnego wynagrodzenia w danym roku kalendarzowym (limit obniżony z dotychczasowych 300%).
• Roczny limit środków na jednego wnioskodawcę, zależny od liczby zatrudnionych osób (w przeliczeniu na pełny etat, w dniu złożenia wniosku):
  • do 9 osób (w tym podmioty bez pracowników): 4-krotność przeciętnego wynagrodzenia,
  • powyżej 9 do 49 osób: 8-krotność,
  • powyżej 49 do 249 osób: 12-krotność,
  • powyżej 249 osób: 14-krotność.
• Uwaga: to są ustawowe limity górne. Konkretny PUP może w swoim regulaminie naboru ustalić niższe limity, żeby rozdzielić środki między więcej firm - regulamin lokalny zawsze wygrywa z limitem ustawowym jako praktyczny sufit.

Poziom dofinansowania

• 70% kosztów kształcenia ustawicznego – dla większości podmiotów.
• 90% kosztów – dla podmiotów zatrudniających do 9 osób (w przeliczeniu na pełne etaty) oraz dla podmiotów, które nie zatrudniają pracowników.

Reszta to wkład własny wnioskodawcy.

KROK 1
Sprawdź właściwy PUP i jego priorytety

Właściwość ustala się według siedziby firmy albo miejsca prowadzenia działalności. Wejdź na stronę tego PUP i sprawdź:

• czy nabór wniosków jest aktualnie otwarty (KFS działa w naborach, nie w trybie ciągłym),
• jakie priorytety lokalne (wojewódzki + powiatowy) obowiązują - obok 4 priorytetów ogólnopolskich,
• jaki limit kwotowy PUP ustalił w swoim regulaminie (może być niższy niż ustawowy).

KROK 2
Wybierz realizatora wpisanego do BUR
i zbierz oferty porównawcze

• Od 1.01.2026 realizator szkolenia musi mieć wpis do BUR - inaczej PUP nie sfinansuje szkolenia.
• Przepisy wymagają wyboru realizatora z zachowaniem zasad konkurencyjności i wykazania, jak koszt usługi wypada na tle podobnych usług na rynku. W praktyce większość PUP żąda co najmniej 2 ofert porównawczych w dedykowanej tabeli (nazwa firmy, siedziba, liczba godzin, cena netto/brutto), dotyczących analogicznych usług – zbliżony temat, porównywalny zakres godzinowy i forma. Dokładny wymóg i format tabeli ustala jednak każdy urząd w zasadach naboru, więc sprawdź je u siebie. PUP weryfikuje, czy podane oferty faktycznie istnieją – sztucznie dobrane porównania obniżają ocenę wniosku.

KROK 3
Złóż wniosek PSZ-KFS elektronicznie

• Wniosek składa się wyłącznie elektronicznie przez praca.gov.pl (formularz PSZ-KFS), z użyciem indywidualnego konta firmowego (Profil Zaufany lub podpis kwalifikowany).
• We wniosku trzeba wskazać imiennie osoby objęte wsparciem, wraz z numerami PESEL - to wymóg formalny wniosku.
• Wniosek musi jasno wskazywać, w który priorytet (ogólnopolski, ewentualnie wojewódzki/powiatowy) wpisuje się planowane szkolenie.

Krytyczne: wniosek składasz zanim szkolenie się rozpocznie. Kształcenie nie może się zacząć, a żaden wydatek na nie nie może zostać poniesiony przed podpisaniem umowy z PUP - koszt poniesiony wcześniej nie zostanie rozliczony. To najczęstszy i najbardziej kosztowny błąd.

KROK 4
Poczekaj na rozpatrzenie i podpisz umowę z PUP

• Wnioski nie są rozpatrywane w trybie decyzji administracyjnej - nie przysługuje od nich odwołanie w klasycznym sensie.
• Czas rozpatrzenia zależy od konkretnego PUP.
• Po pozytywnym rozpatrzeniu podpisujesz umowę z PUP - dopiero to otwiera drogę do realizacji szkolenia.

KROK 5
Zrealizuj szkolenie

Zgodnie z warunkami umowy z PUP - w terminie i zakresie tam ustalonym.

KROK 6
Rozlicz się z PUP

Składasz dokumentację rozliczeniową zgodnie z umową (m.in. potwierdzenie realizacji, faktury wystawione po podpisaniu umowy z PUP, dokumenty potwierdzające nabyte kompetencje). PUP weryfikuje i rozlicza dofinansowanie zgodnie z warunkami umowy.

Uwaga!
Najczęstsze błędy przy KFS, 
przez które możesz stracić dofinansowanie

1. Zamówienie lub opłacenie szkolenia przed podpisaniem umowy z PUP - dyskwalifikuje wniosek automatycznie.
2. Realizator bez wpisu do BUR - od 1.01.2026 to twardy warunek. 
3. Brak jasnego powiązania szkolenia z ogłoszonym priorytetem - wniosek "bo warto się rozwijać" nie przejdzie.
4. Za mało lub sztucznie dobrane oferty porównawcze - PUP je weryfikuje, wykryta manipulacja obniża ocenę wniosku.
5. Złożenie wniosku po terminie naboru w danym PUP - KFS działa naborowo, nie w trybie ciągłym jak część projektów PSF.
6. Zwolnienie przeszkolonej osoby lub zawieszenie działalności w ciągu 3 miesięcy po szkoleniu - pracodawca musi utrzymać zatrudnienie, a JDG bez pracowników nie może zawiesić ani zamknąć firmy. Inaczej: zwrot środków z odsetkami od dnia wypłaty i rok bez KFS.